Wer weiß was? Wissensverluste in der IT-Beratungsbranche verhindern

Denken Sie an alle Berater und Beraterinnen, mit denen Sie in den letzten drei Jahren zusammengearbeitet haben. Wie viele sind noch in Ihrer Firma? Wie viel Zeit haben Sie verloren, als die Kollegen das Unternehmen verließen, um dort weiterzumachen, wo sie aufgehört hatten? Wenn Sie diese Fragen beantwortet haben, wissen Sie, dass der Wissensverlust in der IT-Beratungsbranche ein großes Problem darstellt.

Bei Wissensverlust geht es nicht nur um das bloße Vergessen von Dingen. In der Beratungsbranche ist es eine strategische Schwachstelle, die Zeit und neue Opportunitys kostet. Er bezieht sich auf die Informationen und Erfahrungen, die verloren gehen, wenn Berater ein Unternehmen verlassen. Das geht tiefer als das, was in ihren Lebensläufen steht.

Ein Großteil des Wertes eines Beraters beruht auf seinem stillschweigenden Wissen – der unausgesprochenen, ungeschriebenen Erfahrung, die er durch die Arbeit mit bestimmten Menschen, an bestimmten Projekten und in bestimmten Unternehmen gesammelt hat. Dazu gehören ihre Arbeitsbeziehungen, Problemlösungsansätze und ihr Verständnis der Projekthistorie.

Bis zu 90 % des Wissens eines Unternehmens kann stillschweigend vorhanden sein und ist daher für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Wenn Berater Sie verlassen, verlieren Sie deren Fähigkeiten, Erfahrungen und wertvolles implizites Wissen.

Verlorene Kenntnisse führen zu einer langsameren Einarbeitung, wiederholten Fehlern, uneinheitlichen Kundenerfahrungen und verpassten Chancen. Sie wissen das wahrscheinlich aus eigener Erfahrung.

Denken Sie an das letzte Mal, als ein erfahrener Berater das Unternehmen verlassen hat. Wer hat seine Projekte übernommen, und wie lange hat es gedauert, bis er wieder auf dem neuesten Stand war? Konnten sie Unterlagen finden, oder mussten sie von vorne anfangen? Möglicherweise haben Sie einen neuen Mitarbeiter eingestellt, der die Lücke füllen soll. Wenn ja, wie lange hat die Einarbeitung gedauert? Dies sind die alltäglichen Auswirkungen des Wissensverlusts.

US-Unternehmen verlieren jährlich etwa 31,5 Milliarden Dollar, weil sie es versäumen, wertvolles Wissen zu erfassen. Die Beratungsbranche steht vor einzigartigen Herausforderungen, die sie besonders anfällig für Wissensverluste machen.

Beratung, insbesondere IT-Beratung, hat eine hohe Fluktuationsrate – bis zu 13,4 %. Das bedeutet, dass sich Beratungsunternehmen mehr als andere Unternehmen um den Verlust von Wissen sorgen müssen.

Wenn Leute gehen, kann man ihnen keine Fragen mehr stellen. Aber wer weiß? Vielleicht sind einige ihrer Notizen noch in einem SharePoint vergraben oder in E-Mails, die sie im letzten Quartal verschickt haben…

Angestellte verbringen jede Woche bis zu 9,3 Stunden mit der Suche nach Informationen. Je mehr Mitarbeiter das Unternehmen verlassen und je spärlicher die Dokumentation ist, desto schlimmer wird das Problem. Das Durchwühlen von OneDrive zählt wahrscheinlich nicht zu Ihren abrechenbaren Stunden.

Die projektbezogene Arbeit schafft natürliche Silos. Ein Berater kann allein oder mit einem Team arbeiten, um ein Projekt abzuschließen. Wenn der Vertrag ausgelaufen ist, wechselt er zur nächsten Gelegenheit. Alles, was er gelernt hat, verschwindet, zumindest soweit es alle anderen betrifft.

Wenn ein anderer Berater ein ähnliches Projekt beginnt, fängt er bei Null an. Er hat keine Unterlagen, und sein Teamkollege ist zu beschäftigt, um mit ihm zu sprechen. Sie verlieren Stunden damit, dieselben Nachforschungen anzustellen und dieselben Probleme zu lösen.

In vielen Unternehmen gibt es kein systematisches Verfahren für die Zusammenarbeit und die Dokumentation von Projekten. Ohne eine Möglichkeit, diese Informationen gemeinsam zu nutzen, müssen die Berater das Rad für jedes Projekt neu erfinden.

„Aber wir haben keine Zeit, alles zu dokumentieren!“ – Das denken Sie wahrscheinlich auch gerade. Wer hat schon die Zeit, seine Erkenntnisse zu dokumentieren, wenn er schon Überstunden macht?

Berater stehen unter dem Druck, so viele Stunden wie möglich in Rechnung zu stellen. Fachleute in dieser Branche haben den Ruf, schnell und hart zu arbeiten. Die Kunden erwarten von ihnen zunehmend, dass sie schnell hochwertige Ergebnisse liefern.

Sich von Projekt zu Projekt zu hetzen, mag sich kurzfristig effizient anfühlen. Langfristig jedoch führt dies zu Ineffizienzen im gesamten Unternehmen. Je schneller man arbeitet, desto mehr Wissen geht auf dem Weg verloren.

Ihr Unternehmen ist nur so wertvoll wie die Fähigkeiten und Erfahrungen Ihrer Berater und Beraterinnen. Sie riskieren, Geld auf dem Tisch liegen zu lassen, wenn Sie nicht verfolgen, wer was macht.

Das ist leichter gesagt als getan. Berater nehmen ständig neue Projekte an und lassen sie wieder fallen, so dass es schwierig ist, sich zu merken, wer an welchem Projekt arbeitet. Mit jedem Projekt, an dem sie arbeiten, gewinnen sie an relevanter Erfahrung und ein paar Zeilen mehr in ihrem Lebenslauf.

Wer behält da noch den Überblick? Wenn Ihnen ein Name in den Sinn kommt, könnte Ihr Unternehmen in Schwierigkeiten sein.

Kleine und mittelgroße Beratungsunternehmen verlassen sich oft auf eine Person, die sich die Verfügbarkeit und den Projektverlauf aller Mitarbeiter merkt. Wenn diese Person ausfällt, gerät das Ressourcenmanagement aus den Fugen.

Dies sind ernste Probleme, mit denen Ihr Unternehmen vielleicht schon zu kämpfen hat. Zum Glück haben wir Lösungen. Mit der heutigen Technologie ist es einfacher denn je, Wissen zu erfassen und zu speichern, sodass Sie nie wieder im Stich gelassen werden.

Jeder in Ihrem Unternehmen ist beschäftigt. Es hat keinen Sinn, ein kompliziertes Wissensmanagementsystem einzuführen, wenn niemand Zeit hat, es zu nutzen. Die besten Maßnahmen sind klein und strategisch. Suchen Sie nach Hebelpunkten – einfache Änderungen, die einen großen Unterschied machen.

Überlegen Sie zum Beispiel, wo die Berater ihre Arbeitsmaterialien speichern. Arbeiten sie in einem SharePoint oder speichern sie alles auf ihren Festplatten? Die Aufforderung an Ihr Team, Informationen in einen gemeinsamen Bereich hochzuladen, ist eine kleine Änderung mit großer Wirkung. (Unordentliche SharePoints sind ein weiteres Problem, aber dazu kommen wir gleich.)

Die standardmäßige Aufzeichnung von Besprechungen ist eine weitere einfache Strategie. Jetzt müssen Sie ein und dasselbe Gespräch nicht mehr mehrmals führen! Sie können auch Vorlagen für die Dokumentation erstellen, um die gemeinsame Nutzung und die Suche nach Informationen zu erleichtern. Welche Strategien Sie auch immer entwickeln, sie sollten das Leben Ihres Teams auf lange Sicht leichter machen.

KI ist einfacher denn je zu nutzen. Vielleicht haben Sie bereits ein Lieblingstool, vielleicht ist Ihr Unternehmen aber auch bereit, etwas Neues zu testen. KI macht die Wissenserfassung automatisch, so dass Sie keine Zeit und Energie damit verschwenden müssen, darüber nachzudenken.

Tools wie Microsoft Copilot können ein unübersichtlichen SharePoint nach der Lösung durchsuchen, die ein Berater benötigt. Plugins und Chatbots können Besprechungsnotizen aufnehmen und Abschriften zusammenfassen, um den Ideenfluss zu erhalten. Sie können auch die vorhandene Dokumentation analysieren, um wichtige Erkenntnisse zu gewinnen. Unzählige Integrationen können Ihnen helfen, Ihre E-Mails und Ihr CMS zu durchforsten und Informationssysteme miteinander zu verknüpfen.

Einige Unternehmen zögern beim Einsatz von KI-Tools. Sie machen sich Sorgen über die Risiken, die diese neue Technologie mit sich bringt. Es ist zwar wichtig, sich über die Gefahren im Klaren zu sein und die richtigen Tools auszuwählen, aber es ist ein Fehler, sich der KI zu verweigern. KI macht das Bewahren, Teilen und Analysieren von Wissen exponentiell einfacher und verschafft Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil.

Manchmal lohnt sich ein wenig Aufwand. Überlegen Sie, wo in Ihrem Unternehmen die größten Probleme mit dem Verlust von Wissen liegen, und investieren Sie in hochwertige Lösungen. Wenn sich Ihr Unternehmen beispielsweise darauf verlässt, dass sich eine Person an den Werdegang Ihrer Berater erinnert, ist es vielleicht an der Zeit, in eine geeignete Skill-Datenbank zu investieren.

Abrechenbare Stunden haben immer oberste Priorität, aber es kann sich lohnen, jetzt etwas nicht abrechenbare Zeit zu nehmen, um sich später Ärger zu ersparen. Wenn Sie feststellen, dass mehrere Berater an ähnlichen Projekten arbeiten, können Sie sie ermutigen, Probleme gemeinsam zu lösen. Ziehen Sie in Erwägung, Juniorberater mit Seniorberatern zusammenzubringen, um sie durch schwierige Situationen zu führen. Wissensaustausch im Team und Mentoring-Programme ermöglichen es den Teammitgliedern, voneinander zu lernen, so dass niemand das Rad neu erfinden muss.

Jedes IT-Beratungsunternehmen hat mit Wissensverlusten zu kämpfen. Wenn Sie das Problem direkt angehen, haben Sie einen großen Vorteil gegenüber Ihren Mitbewerbern. Jede Lektion, die Sie lernen, spart Zeit und Geld und gibt Ihnen die Möglichkeit, neue Aufträge anzunehmen.

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Nach mehr als fünfzehn Jahren im Dienste der Beratungsbranche haben wir bei decídalo aus erster Hand erfahren, wie schwer es für Unternehmen ist, wertvolle Informationen zu bewahren. Unsere automatisierte Skill-Datenbank fasst Erfahrung und Verfügbarkeit an einem Ort zusammen, der einfach zu durchsuchen ist. Wir nutzen auch KI, um Lebensläufe zu automatisieren, damit Sie keine Zeit mit der Suche und Aktualisierung von Lebensläufen verschwenden. Und wenn eine wichtige Person ausscheidet, haben Sie nichts verloren.

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